0901 268 889
SỐ 69, NGÕ 68, Đ. XUÂN THỦY, TP. HÀ NỘI

Hướng dẫn sử dụng 1 số hàm Excel cơ bản

1 công cụ cực kỳ hữu ích hỗ trợ cho dân văn phòng là ứng dụng Microsoft Excel. Tuy nhiên, Excel tập hợp hàng trăm hàm cả cơ bản và nâng cao. Để có thể thành thạo Excel, có lẽ bạn sẽ cần học tất cả các hàm này. Tùy theo mục đích của mỗi người mà đặt ra các mục tiêu khác nhau. Nếu bạn chỉ cần sử dụng ở mức cơ bản để tính toán, làm báo cáo thì 13 hàm dưới đây là các hàm Excel cơ bản bạn cần nắm được.

Cùng H-sky Computer tìm hiểu nhé!

1. Hàm tính tổng (Sum)

Hàm SUM là một trong các hàm excel cơ bản nhất. Được sử dụng khi bạn muốn cộng các ô tính trong vùng dữ liệu được chọn 1 cách nhanh chóng nhất.

Công thức: =SUM (A1,A2,..), trong đó A1 và A2 là các ô số cần tính tổng.

Với 1 vùng dữ liệu cạnh nhau (Theo dòng hoặc theo cột), bạn có thể kéo chọn vùng đó từ ô đầu tiên đến ô cuối cùng.

Như hình bên dưới đây, Nếu muốn tính tổng của các số nằm từ ô A3 đến ô E3 thì bạn hãy chọn công thức =SUM(A3:E3) và nhấn Enter xem kết quả.

các hàm excel cơ bản

Ngoài ra, Excel còn có tính năng tính tổng tự động, bằng cách:

  1. Kéo chọn vùng dữ liệu muốn tính tổng
  2. Sau đó Chọn AutoSum ở thẻ Home của Excel.

cach-su-dung-ham-sum

2. Hàm nhân – Product

Sử dụng hàm nhân rất tiện lợi và cũng đơn giản như hàm SUM trên. VD nếu muốn nhân tất cả số ở các ô tính từ A3 đến F3 thì dùng công thức: =PRODUCT(A3:F3) và nhấn Enter.

cac-ham-thuong-dung-trong-excel-10

Nếu không sử dụng hàm thì bạn có thể dùng trực tiếp ký hiệu quy định sẵn cho phép tính Cộng (+), Nhân (*), Trừ (-) và Chia (/). Tuy nhiên, cách này sẽ tốn rất nhiều thời gian của bạn.

VD: Để biết kết quả nhân của các số từ A3 cho đến F3 thì có thể chọn công thức: =A3*B3*C3*D3*E3 và nhấn Enter. Cũng như đã nói ở trên, phương pháp này chỉ có thể áp dụng với các phép tính có số lượng ô ít.

3. Hàm tính tổng có điều kiện – Sumif

Cấu trúc là: =SUMIF(Range, Criteria, Sum_range). Trong đó:

  • Range: Là hàng hoặc cột chứa dữ liệu điều kiện cần tính
  • Criteria: Điều kiện của dữ liệu cần tính (là số, chữ hoặc chuỗi xuất hiện ở range).
  • Sum_range: vùng dữ liệu cần tính tổng.

VD dưới đây:

 

cach-su-dung-ham-sumif

Công thức trong hình vẽ để tính tổng số tiền thu được của Lớp toán

= Sumif (B2:B5, “Toán”, C2:C5)

Trong đó:

  • B2:B5 là vùng điều kiện
  • “Toán” là điều kiện tính tổng (Chú ý: điều kiện tính tổng phải viết giống hệt với dữ liệu ghi trong vùng dữ liệu)
  • C2:C5 là vùng để tính tổng

Bạn thấy đó, Sumif cũng là 1 trong các hàm excel cơ bản rất dễ học và dễ nhớ.

4. Hàm điều kiện IF

Hàm IF cho kết quả là một giá trị nếu dữ liệu đó đáp ứng được điều kiện đặt ra.

Cấu trúc: =IF(Điều kiện; A1, A2) .

VD hình dưới đây:

+ Nhập dữ liệu tại cột A

+ Xem kết quả tại cột B

ham-if

Giả sử, chúng ta quy định điểm số của học sinh như sau:

 

  • Điểm số dưới 5: Kém
  • Điểm số từ 5 tới 7: Trung bình
  • Điểm từ 7 tới 8: Khá
  • Điểm trên 8: Giỏi

– Bài toán 1: hãy chọn ra các học sinh học lực “yếu” của lớp

Bạn có thể gõ công thức: =if(A2<5, “kém”, “không kém”), nhấn Enter.

– Bài toán 2: hãy phân loại học lực của học sinh dựa vào kết quả học tập theo 4 mốc trên

Bạn có thể dùng công thức minh họa: =IF(A2<5, “kém”,IF(A2<7, “Trung bình”, if(A2<8, “Khá”, “Giỏi”)))

Với hàm này chúng ta có thể dễ dàng phân loại các dữ liệu được chọn

 

5. Hàm lọc các giá trị bên trái của chuỗi – Left

Công thức: =LEFT(“Text”,N). Trong đó:

  • Text là chuỗi văn bản được chọn.
  • N là Số ký tự mà bạn muốn trích dẫn tính từ đầu của text.

VD:

=Left(“maytinhvanphong.vn”,7)=> Kết quả trả về: maytinhvanphong

=Left(“maytinhvanphong.vn”,3)=> Kết quả trả về: may

Tương tự ta có cách dùng của hàm Right và hàm Middle

6. HÀM AND

Trả về kết quả TRUE nếu tất cả các đối số là TRUE.

Cú pháp: =AND (Logical1, Logical2, ….)

trong đó
Logical1, Logical2… là các biểu thức điều kiện.

Hàm trả về giá trị TRUE (số 1) nếu tất cả các đối số đều đúng, trả về giá trị FALSE (số 0) nếu một trong các đối số sai.

*Lưu ý:

  • Các đối số là giá trị logic hoặc chuỗi hay tham chiếu có chứa giá trị logic.
  • Nếu đối số tham chiếu là text hoặc rỗng thì những giá trị đó bị bỏ qua.
  • Nếu vùng tham chiếu không chứa giá trị logic thì hàm trả về lỗi #VALUE!

Ví dụ: =AND(D5>10,D5<5000)

7. HÀM OR

Cấu trúc: =OR (N1, N2…)

Trong đó: N1, N2… là các biểu thức điều kiện.
Hàm sẽ trả kết quả TRUE (1) nếu như bất cứ 1 đối số nào của nó là đúng, ngược lại nó sẽ trả kết quả FALSE (0) nếu như tất cả các đối số của nó là sai.

Ví dụ: =OR(F7>05/03/2000,F7>08/08/20016)

8. Hàm tính giá trị trung bình – Average

Cú pháp: =AVERAGE(A1, A2…)
Trong đó: A1, A2, … là dãy số cần tính giá trị trung bình.

Với các giá trị liên tiếp trong cùng 1 dòng hoặc cùng 1 cột, chúng ta bôi đen vùng đó thì giá trị sẽ hiển thị: =Average(A1:An)

Ví dụ: Muốn tính giá trị trung bình các số từ ô A1 đến ô G1 thì dùng câu lệnh: =AVERAGE(A1:G1) rồi nhấn Enter.

cac-ham-thuong-dung-trong-excel-2

9. Hàm chọn ra số nhỏ nhất, lớn nhất – Min/Max

Công thức tìm số nhỏ nhất: =Min(A1:An)

Công thức tìm số lớn nhất: = Max(A1:An)

Trong đó: (A1:An) là vùng dữ liệu (hàng hoặc cột) được chọn

VD trên hình: chọn số nhỏ nhất trong các ô từ A1 đến G1 bằng =Min(A1:G1) và nhấn Enter.

 

10. Hàm tính số ngày làm việc – Networkdays

Cấu trúc: =NETWORKDAYS().

VD: tính số ngày làm việc của anh Kiên trong khoảng thời gian từ 20/01/2016 – 20/01/2050. Chúng ta dùng: =NETWORKDAYS(C4,D4), nhấn Enter sẽ ra kết quả là 8872 ngày.

cac-ham-thuong-dung-trong-excel-3

11. Hàm hiển thị thời gian và ngày giờ ở thời điểm hiện tại – Now

Cấu trúc: =NOW() để hiển thị ngày giờ của hệ thống máy tính.

Kết quả khi dùng: =now() và nhấn Enter.

cac-ham-thuong-dung-trong-excel-4

Tips: Tương tự như hàm NOW, là các hàm =TODAY() để hiển thị ngày, tháng, năm hiện tại

Hoặc các hàm thời gian khác như:

  • Day: Tách ra số ngày hiện tại
  • Month: Tách ra số tháng hiện tại
  • Year: Tách ra số năm hiện tại

12. Hàm nối nội dung giữa các ô tính – CONCATENATE 

Công thức: =CONCATENATE(Text1;Text2…)

VD Nếu muốn ghép nội dung của 3 ô từ A3 đến C3 lại để được kết quả đầy đủ thì dùng: =CONCATENATE(A3;B3;C3), nhấn Enter.

cac-ham-thuong-dung-trong-excel-5

13. Hàm tìm kiếm giá trị theo cột kèm theo điều kiện tham chiếu – vlookup

 

Công thức: =VLOOKUP (Điều kiện tìm kiếm,vùng dữ liệu cần tìm kiếm,số thứ tự cột tìm kiếm,kiểu tìm kiếm 0/1)

Trong đó:

  • 0 – tìm kiếm chính xác
  • 1 – tìm kiếm tương đối

Ví dụ:

ham-vlookup

 

Phân tích hàm:

  • A1: Tên sinh viên là điều kiện tìm kiếm
  • A4:B7: Danh sách điểm là vùng tìm kiếm
  • 2: Là số thứ tự tính từ cột đầu tiên của vùng tìm kiếm
  • 0: Là kiểu tìm kiếm chính xác 100%.

Với công thức tại ô B1: =Vlookup(A1, A4:A7,2,0), nhấn Enter. Chỉ cần bạn nhập bất kỳ tên nào muốn tìm vào ô A1, bạn sẽ biết điểm tại ô B1.

 

Trên đây là các hàm Excel cơ bản nhất để học và thực hành tin học văn phòng.

Để “master” excel, bạn cần nắm rõ cách dùng, công thức của từng hàm cơ bản để nâng cao hơn nữa là kết hợp các hàm cơ bản lại với nhau

H-sky computer hi vọng bài viết sẽ có ích với các bạn!